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Vertriebs-Informationssystem

Für alle Access-Versionen verfügbar

Diese Anwendung ermöglicht die zentrale Verwaltung und Auswertung sowie die zentrale oder dezentrale Erfassung (z.B. vor Ort durch Außendienstmitarbeiter) von Vertriebs-Informationen. Bei dezentraler Erfassung erfolgt die Übermittlung der Daten per Diskette, Modem oder E-Mail.

Da die einzelnen Formulare in der Auflösung 640 X 480 erstellt wurden und die Version für Access 2.0 verfügbar ist, sind damit sie auch auf älteren Notebooks lauffähig.

Die Anwendung kostet 450 Euro + MWST.

Nachfolgend einige Formulare aus der Access-Anwendung, die den Funktionsumpfang verdeutlichen:

Auswahlmenue

Die Funktionen "Auswertungen", "Dateiplfege" und "Datenübermittlung" sind durch einfaches Anklicken aufzurufen. Beim Klicken auf den "Beenden"-Button wird die Anwendung verlassen.

Beim Klicken auf "Stammdaten" hängt der Programmaufruf von der Anzahl ausgefüllter Felder ab.

Über "Gebiet" wird das Vertriebsgebiet ausgewählt. Für die Außenstellen wird der jeweils gültige Wert vorgegeben.

Wird nun das Feld "Kunde" aufgeklappt, erscheinen nur die Kunden des Vertriebsgebietes. Aus der Liste wird durch markieren ein Eintrag ausgewählt. Durch Eintippen des Anfangsbuchstabens kann die Liste schnell auf den gewünschten Bereich positioniert werden. Beim Klick auf "Stammdaten" erscheint die Einzelanzeige des Kunden.

Möchte man aber einen Partner direkt anwählen, ist die Liste Partner zu öffnen und der richtige Partner nach dem gleichen Verfahren wie der Kunde auszuwählen. Beim Klick auf "Stammdaten" erscheint die Einzelanzeige zum Partner.

Um einen Besuchsbericht direkt aufzurufen, wird das Feld "Besuchsbericht" aufgeklappt, aus der Liste aller Berichte zu diesem Partner der richtige ausgewählt und "Stammdaten" geklickt.

Kundenanzeige

In der Kundeneinzelanzeige stehen die Einzelinformationen zum Kunden. Von hier aus gibt es Verzweigungen um (Symbole von links nach rechts):

 Partneranzeige

In der Partnereinzelanzeige stehen die Einzelinformationen zum Ansprechpartner beim Kunden. Von hier aus gibt es Verzweigungen um (Symbole von links nach rechts):

Das Feld "letzter Besuch" wird automatsich mit dem Datum des zuletzt erfaßten Besuchsberichts gefüllt.

Die Markierungen zu den Zusatzinformationen an der rechten Bildschirmseite werden durch klicken aktiviert bzw. deaktiviert.

 Export

 

Beim Exportieren von Daten werden alle Datensätze, die seit der letzten Datenübertragung das Update-Kennzeichen gesetzt bekommen haben, in die Export-Datenbank im Verzeichnis Export geschrieben. Die Datenbank Export muß dabei vorhanden sein. Die Exportfunktion löscht die noch vorhandenen Daten der letzten Übertragung, gibt vorher aber eine Warnung aus. Übertragen werden alle Kunden, Partner und Berichte. Danach wird das Update-Kennzeichen in den einzelnen Sätzen gelöscht.

Mit der Funktion "auf Diskette" wird die Datenbank Export auf die Diskette kopiert und erhält dabei einen neuen Namen, zusammgesetzt aus dem Vertriebsgebiet und dem aktuellen Datum.

Mit der Funktion per Modem wird die Export-Datenbank unter neuem Namen (wie bei Diskette) in das Unterverzeichnis Modem kopiert, von wo sie anschließend mit dem Standard-DFÜ-Programm übertragen werden muß.

Existiert auf der Diskette bzw. im Unterverzeichnis Modem eine Datei mit gleichem Namen, wird die Funktion abgebrochen.

Vor dem Importieren müssen die Daten entweder mit der Funktion "von Diskette" oder durch das DFÜ-Empfangsprogramm automatisch in das in das Unterverzeichnis Sammel kopiert werden.

Die Sammel-Funktion fügt dann alle Einzeldateien der verschiedenen Vertriebsgebiete die sie im Sammel-Unterverzeichnis findet, zu einer gemeinsamen Import-Datenbank im Verzeichnis Import zusammen. Dabei fragt sie, ob noch vorhande Sätze in der Importdatei vorher gelöscht werden sollen.

Zur Kontrolle werden noch einmal alle Dateinamen angezeigt, damit eventuell fehlende Vertriebs-gebiete oder nicht aktuelle Daten aufgespürt werden können.

Die Import-Funktion fügt zuerst alle neuen Sätze an und aktualisiert dann die bereits vorhandenen.

Dabei werden auch die gerade hinzugefügten nochmals upgedatet um die Update-Kennzeichen auf aus zu setzen.

Die Import-Datenbank darf wie die Export-Datenbank nicht gelöscht werden.

Die Dateien zur Übertragung auf Diskette oder im Verzeichnis Modem sowie im Verzeichnis Sammel sollten nach erfolgreicher Verarbeitung gelöscht oder zur Datenarchivierung in ein anderes Verzeichnis verschoben werden.

 Auswertungen

Der Wochenbericht muß über die Felder "Gebiet", "ab Datum" und "bis Datum" eingegrenzt werden.

Optional ist der Eintrag in den Felder Kunde oder Partner. Zur Auswahl steht die Anzeige am Bildschirm und der Ausdruck einer Liste.

Hinter Kundenauswahl verbirgt sich eine Sammelanzeige aller Kunden des Vertriebsgebietes, die über eine Filterfunktion über jedes Feld auf bestimmte Kunden eingeschränkt werden kann.

Die Partnerauswahl zeigt alle Partner zu einem Vertriebsgebiet. Auch hier ist eine Auswahl über alle Felder möglich. Verzweigungen zu den Einzelanzeigen zu Kunden oder Partner sind möglich.

Ein Export der gefilterten Daten in andere Anwendungen (z.B. Word zur Serienbrieferstellung) ist möglich.

 Installation

Für die Anwendung sollte ein Verzeichnis "Vis" mit dem Unterzeichnis "Daten" angelegt werden (so wie im Dowmload-File vorbereitet). Auch die Unterverzeichnisse "Import" und "Export" sowie "Modem" und "Sammel" sind für die jeweiligen Funktionen notwendig und sollten nicht gelöscht werden.

Im Untermenue Dateipflege bzw. nach Verschieben der Visdaten.mdb erscheint ein Dialog, indem das Verzeichnis der Visdaten.mdb bestimmt werden muss. So kann z.B. das Verzeichnis "Daten" auch in ein Netzlaufwerk verlegt werden, während auf jedem Clienten Vispr97.mdb installiert sein muss. Lediglich die Funktionen Importieren und Exportieren sollten nicht gleichzeitig von mehreren Clienten aus durchgeführt werden.